SAU ĐÂY LÀ HƯỚNG DẪN KINH NGHIỆM CHUẨN BỊ MỘT BỘ HỒ SƠ KHAI BÁO HẢI QUAN CHUẨN
SAU ĐÂY LÀ HƯỚNG DẪN KINH NGHIỆM CHUẨN BỊ MỘT BỘ HỒ SƠ KHAI BÁO HẢI QUAN CHUẨN
Để chuẩn bị một bộ hồ sơ khai báo hải quan đầy đủ và không bị sai sót, các bạn cần chuẩn bị như sau:
Chuẩn bị hồ sơ hải quan và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi khai báo
- Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng những chứng từ của bộ hồ sơ khai hải quan gồm có:
- Hợp đồng mua bán: Cần kiểm tra các thông tin cụ thể như: Tên & địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, điều kiện giao hàng, cảng dỡ hàng,…
- Hóa đơn thương mại & bảng kê đóng gói hàng hóa: sau khi kiểm tra nội dung hợp đồng mua bán, nếu xét thấy các điều kiện thông tin mua bán đúng với các tiêu chí của công ty thì tiếp đến là kiểm tra hóa đơn thương mại (Commercial invoice), và phiếu đóng gói chi tiết (Packing list). Ở đây, bạn cần kiểm tra các tiêu chí như: người gởi hàng xem có khớp với hợp đồng ngoại thương không, tên hàng, trị giá, số lượng, điều kiện giao hàng (FOB hay CIF, hay EXW,….), cảng dỡ hàng,… Nếu một trong các tiêu chí trên chưa khớp thì có thể yêu cầu bên bán chỉnh sửa theo đúng hợp đồng ngoại thương đã ký kết trước đó.
- Vận tải đơn (Bill of Lading): Về phần vận tải đơn đường biển, các bạn cần kiểm tra kỹ về tên shipper là ai (xem có giống với trên commercial invoice và packing list hay không), kiểm tra tên hàng mô tả trên vận tải đơn xem có gì khác biệt so với commercial invoice và packing list hay không, tiếp đến là số lượng, trọng lượng, cảng giao hàng (Port of Delivery hoặc Destination of Delivery).
- Giấy báo hàng đến: Kiểm tra về cảng đích, ngày tàu cập cảng, số kiện, trọng lượng, tên hàng,…. Phải khớp với thông tin trên Bill of Lading, invoice và packing list. Sau khi kiểm tra các thông tin có bản trên các chứng từ hải quan, nếu có phần thông tin còn chưa khớp thì cần phải yêu cầu bên bán cung cấp lại hoặc chỉnh sửa lại và gởi lại cho mình để khai báo hải quan cho hợp lệ nhé!
Cần phải lưu ý: Quan trọng nhất là vận tải đơn (Bill of Lading), phải kiểm tra kỹ lượng thông tin trên vận đơn để tránh sai sót không đáng có. Vì mỗi khi chỉnh sửa vận đơn thì không phải dễ dàng và tốn chi phí chỉnh sửa nếu vận đơn đó đã được phát hành.
Chuẩn bị thông tin về hàng hóa:
Thông tin hàng hóa để khai báo hải quan là vô cùng quan trọng, vì vậy bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng và rõ rang chính xác để không bị hiểu nhầm hay thiếu thông tin về hàng hóa. Các thông tin như sau: Tên hàng hóa, công dụng, lĩnh vực sử dụng (nếu có), thông số kỹ thuật và đặc tính cơ bản,… Nếu là hàng hóa máy móc thiết bị, bạn cần phải them thông tin về model, nhãn hiệu sản phẩm,….
Chuẩn bị mã số hàng hóa (mã hs – hs code):
Mỗi loại hàng hóa đều có 1 mã hs riêng đặc thù của nó để áp dụng cho việc mô tả về đặc tính kỹ thuật, tính chất về hàng hóa, phân loại hàng hóa và là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu cho hàng hóa đó.
Để biết được mã hs code cho hàng hóa mà bạn định khai hải quan thì bạn cần phải biết được đặc tính kỹ thuật, mô tả đẵ trưng của hàng hóa của bạn và từ đó bạn có thể căn cứ vào đó mà tra cứu mã hs của hàng hóa đó trong biểu thuế xuất nhập khẩu hoặc tra trực tuyến trên trang hải quan điện tử.
Tìm hiểu về mã hs code là gì?
Hoặc bạn có thể tra cứu mã hs code tại một số trang thông dụng hiện nay:
Sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết để sãn sàng khai báo hải quan, các bạn bắt đầu tiến hành truyền tờ khai hải quan điện tử.
Lưu ý quan trọng: Bạn nên truyền thử tờ khai trước, sau đó in tờ khai nháp ra và kiểm tra tất cả thông tin 1 lần nữa để tránh sai sót không cần thiết, vì khi chỉnh sửa thông tin tờ khai sẽ rất phức tạp và tốn thời gian. Mặt khác, truyền nháp tờ khai để biết trước số tiền thuế của lô hàng và kiểm tra xem có đúng hay không?
Sau khi kiểm tra tất cả các thông tin của bộ hồ sơ khai báo hải quan, nếu không có gì bất thường thì các bạn tiến hành truyền tờ khai hải quan điện tử chính thức.
Những hướng dẫn trên sẽ ít nhiều truyền tải được kinh nghiệm về chuẩn bị một bộ hồ sơ khai báo hải quan và khai báo hải quan điện tử.
Mình hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn mới bước vào nghành nghề xuất nhập khẩu và kê khai hải quan.